Možno ste už v minulosti počuli niekoho povedať, že „čas sú peniaze“. Práve s týmto slovným spojením úzko súvisí takzvaný time management, resp. riadenie času. Jeho základom je nevyhnutnosť určiť si jasné ciele a priority.
Jedným z rozdielov medzi podnikateľmi a zamestnancami je ich ponímanie času. Zatiaľ, čo zamestnanci majú voľný čas pred pracovnou dobou a po nej, podnikatelia sú pánmi svojho času a sami si určujú, kedy budú pracovať a kedy oddychovať. Aj o tomto hovorí spomínaný time management.
Tipy pre lepší time management
Ako sme už ozrejmili vyššie, úplným základom pre kvalitný time management je stanovenie si cieľov a priorít. Samozrejme, tým hlavným podnikateľským cieľom býva takmer vždy ziskový a prosperujúci biznis. Ten ale nedosiahnete obyčajným lusknutím prstov.
Vyžaduje si poriadnu dávku odhodlania, trpezlivosti, zanietenia a v neposlednom rade aj vhodne zvolenej stratégie. Aby bolo nielen vaše riadenie času, ale takisto samotné podnikanie a vedenie prevádzky čo najefektívnejšie, dávame vám do pozornosti niekoľko užitočných tipov.
1. Začnite deň skoro
Keďže podnikatelia väčšinou nemajú stálu pracovnú dobu, ponímajú deň ako 24-hodinový časový úsek, počas ktorého by mali splniť určité úlohy. Ak je to aj váš prípad, tak vám odporúčame začať deň skoro ráno, aby ste sa vyhli zbytočnému stresu. Ten vás môže dobehnúť, keď si doobeda dlhšie pospíte. Po zobudení totiž zistíte, že nemáte dostatok času na vybavenie potrebných záležitostí a sami sa dostanete pod tlak.
RADA: Vstaňte o 30 minút skôr ako zvyknete. Získate tak pol hodinu denne navyše, ktorú môžete využiť napríklad na športové aktivity či oddych.
2. Vykonajte to najdôležitejšie hneď ráno
Skoro ráno býva ľudský organizmus najproduktívnejší. Niekedy sa vám síce môže stať, že sa ráno neviete rozhýbať, no to je skôr otázka na vašu životosprávu či nedostatok spánku. Každopádne, tie najťažšie a najdôležitejšie úlohy by ste mali vykonať hneď ráno, kým je vaše pracovné nasadenie na vyššej úrovni. V prípade, že máte okrem náročnej záležitosti ďalšie drobné povinnosti, vybavte jednu z nich na rozbeh. Ak si odškrtnete jednu úlohu, môže vám to pomôcť po psychologickej stránke.
3. Prestaňte robiť všetko sami
Nezabúdajte na to, že vo vašej prevádzke nemusíte byť na všetko sami. Ak máte okolo seba ďalších spoľahlivých ľudí, ako napríklad čašníkov, kuchárov či ekonómov, poproste ich o pomoc. Dajte im najavo, že ste tiež len ľudia a nenechajte svoje ego, aby vás porazilo. Okrem vzájomnej dôvery tak získate aj čas a priestor na vybavovanie iných záležitostí.
4. Zaobstarajte si pomocný systém
Pomocný inteligentný systém môže vašej prevádzke ušetriť viac času, než si myslíte. So šikovným POS systémom vybavia vaši zamestnanci zákazníkov rýchlejšie. Keďže tak nabehajú po prevádzke menej kilometrov, môžu venovať ušetrený čas hosťom na zvýšenú pozornosť a starostlivosť.
5. Vyškoľte svojich zamestnancov
Zapamätajte si, že čím viac času investujete do svojich zamestnancov na úplnom začiatku, tým viac ho ušetríte neskôr. Kvalitné zaškolenie môže eliminovať zbytočné otázky a nevedomosť čašníkov či kuchárov. Samostatní zamestnanci pre vás znamenajú pohodlie a priestor na riešenie ďalších povinností.
6. Určte si kľúčové úlohy
Keď sa chcete vyhnúť zbytočným nedorozumeniam na pracovisku, odporúčame vám, aby ste si určili kľúčové úlohy. Môžete si ich zadať každý deň ráno alebo na začiatku týždňa či mesiaca. Vhodným riešením sú napríklad firemné porady.
POZOR: Dajte si pozor, aby neboli porady zbytočne dlhé a bezpredmetné. Výsledný efekt by bol tak v konečnom dôsledku kontraproduktívny.
7. Nastavte si hranice so zamestnancami
Je na vašom uvážení, či si vyberiete k zamestnancom autoritatívny alebo skôr liberálnejší prístup. V oboch prípadoch by ste si však mali jasne určiť hranice s podriadenými. Ak tak neurobíte, pracovníci môžu začať zneužívať vašu benevolentnosť alebo kritizovať vašu tvrdú ruku. To bude viesť k následnej averzii voči vykonávanej práci, zníži sa efektivita pracovného nasadenia a spomalí sa činnosť celej prevádzky.
8. Zaveďte pravidelné prestávky
Samozrejme, že zamestnanci majú právo na prestávky. Ak im ale zavediete pauzy v pravidelných časoch alebo im pridáte 10 minút voľna navyše, môžu sa vám odvďačiť kvalitnejšou prácou. V konečnom dôsledku tak zistíte, že 10 minút, ktoré ste im venovali, vám vrátili dvojnásobne – zrýchlením svojho výkonu.
9. Všetko si zapisujte
Neustály prísun nových informácií a povinností môže spôsobovať ďalší zbytočný stres. Aby ste nemali strach, že niečo dôležité zabudnete, začnite si všetko zapisovať. Namiesto dlhého rozmýšľania nad tým, čo máte urobiť, si otvoríte poznámkový blok a v rýchlosti si skontrolujete svoje plány.
10. Nájdite harmóniu medzi pracovným a súkromným životom
Jedným z najdôležitejších tipov pre lepší time management je nájsť rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Nedostatok času na vybavovanie pracovných záležitostí totiž často vedie k odsúvaniu rodiny a voľnočasových aktivít na druhú koľaj. Nakoniec zistíte, že nemáte čas ani na prácu, ani na rodinu.
RADA: Určte si priority a zapíšte si na papier to najdôležitejšie, čo potrebujete vybaviť v danom týždni po pracovnej stránke, a čo by ste radi stihli vo vašom voľnom čase.
Zhrnutie
Ako sami vidíte, všetky tieto tipy pre lepší time management na seba nadväzujú a odvíjajú sa jeden od druhého. Ak ste doteraz nič z vyššie uvedeného vo vašich prevádzkach nepraktizovali, vyskúšajte to. Nemusíte aplikovať hneď všetko naraz, no vyberte si napríklad ten tip, ktorý vás najviac zaujal, a dajte mu šancu. V prípade, že sa vám osvedčí, vráťte sa k nášmu článku a vyhľadajte si ďalší.
ODPORÚČANIE NA ZÁVER: Naším odporúčaním na záver je tentoraz neuspokojiť sa. Pretože vaše riadenie času môže byť vždy lepšie.