SERIÁL Obedové menu: Skladová evidencia a odpisovanie surovín

Pri podnikaní v gastronómii nie je nikdy času nazvyš, preto je dôležité robiť veci rýchlo, jednoducho a efektívne. A predovšetkým bez zbytočných chýb. Tadiaľto vedie cesta k úspechu. Na tejto ceste vám pomôže kvalitný reštauračný systém, ktorý zastreší väčšinu procesov v prevádzke.

Mnohým majiteľom reštaurácií robí vrásky predovšetkým skladová evidencia. Neprehľadnosť v zásobách, zdĺhavé inventúry, ručné odpisovanie surovín – to všetko je strata času. Ani to najdokonalejšie obedové menu vás nezachráni, keď vám nesedí sklad, chýbajú suroviny a alkohol odteká do neznáma. Zjednodušte si život šikovným skladovým programom, ktorý odhalí nepresnosti, rozdiely a vám prinesie okamžitý prehľad o stave zásob v prevádzke.

Skladový program POS Mobile a jeho využitie pri vytváraní obedového menu

Systém iKelp POS Mobile funguje úplne jednoducho: na princípe vstup – výstup:

A. Vstup predstavuje vytvorenie skladových kariet alebo receptúr (do predajnej položky zadáte konkrétne ingrediencie).

V súvislosti s obedovým menu sa nám ponúkajú hneď dve šikovné cesty vytvárania skladových kariet:

  • Importom z Excelu (do systému sa vám importujú len názvy jedál, jednotlivé ingrediencie si musíte vyriešiť dodatočne – získate vopred vygenerované karty typu „receptúra“).
  • Automatickým priebežným zakladaním skladových kariet – keď plánujete týždenné menu a postupne zadávate položky. V budúcnosti vám pri opätovnom zadaní rovnakej položky systém ponúkne už existujúcu položku, ktorá má vytvorený popis, pridanú fotku, vypísané alergény, receptúru atď. Takže žiadna dvojitá práca, len šetrenie času.

Výhodou je, že si v systéme viete vytvoriť plán menu, ktorý presne definuje, čo je ktorý deň menu 1, menu 2, menu 3 a tak ďalej. Vďaka tomu dokáže systém generovať názvy jedál (na web, na Inteligentný stôl) a zároveň vyberá správne receptúry.

Náš tip: Jednotlivé jedlá zadávajte stále pod rovnakým názvom. Ak ste už raz napríklad vytvorili položku pod názvom „Caesar šalát”, nevytvárajte „Cézar šalát”. Systém nerozpozná, že ide o to isté jedlo. Skreslia sa tým štatistiky a vy nebudete vedieť zistiť, koľko takýchto šalátov sa predalo.

B. Výstup zase predstavuje odpisovanie surovín, ktoré v aplikácii iKelp POS Mobile funguje online. Ako to prebieha v praxi? V momente, keď sa menu (položka „receptúra“ s ingredienciami) predá, hneď sa odpíšu príslušné množstvá surovín zo skladu. To znamená, že počas celého dňa máte k dispozícii okamžitý prehľad o stave zásob. V porovnaní s konkurenčnými systémami, ktoré odpisujú suroviny až po celom dni, je toto neuveriteľná výhoda. Mnohé konkurenčné systémy dokonca nevedia pracovať s tým, že „menu1“ je v pondelok iná receptúra ako v utorok.  

Odpisovanie surovín v systéme iKelp POS Mobile. Aké sú výhody?

Tu si to musíme rozmeniť na drobné. Systém totiž rozlišuje dva druhy skladových kariet:

  • Receptúra – jednoduchá skladová karta s určenými surovinami. Predá sa jedna receptúra, odpíšu sa príslušné množstvá ingrediencií. Receptúry sa využívajú prevažne pri jedlách.
  • Rozlievaný alkohol – dvojúrovňová architektúra (niečo do systému vložíte – niečo sa odpíše) sa mení na trojúrovňovú (nakúpené fľaše v kusoch – otvorené fľaše, v ktorých sa množstvo alkoholu sleduje v litroch – predané „frťany” v kusoch).

 skladová evidencia, druhy skladových kariet
Foto: Druhy skladových kariet
Zdroj: iKelp

Veľa reštauračných systémov pracuje len s receptúrami, no s odpisovaním alkoholu sa trápia. Slovenská legislatíva vyžaduje, aby sa pri kontrole predložila inventúra v SBL – v Spotrebiteľskom balení liehu, t.j. v kusoch fliaš. Na druhej strane – pri kontrole čašníkov a barmanov – je výhodné sledovať množstvá alkoholu v litroch. 

Ako to funguje v praxi s využitím aplikácie POS Mobile?

  • Prvá úroveň: Pri príjme tovaru sa na sklad príjmu fľaše na kusy.
  • Druhá úroveň: Keď čašník fľašu otvorí, zadá do systému len túto jednu informáciu, napríklad aj zosnímaním EAN kódu na fľaši. Systém tak pri otvorení fľaše eviduje mínus 1 kus dvojlitrovej fľaše a zároveň eviduje aj 2 litre alkoholu v otvorenej fľaši.
  • Tretia úroveň: Pri predaji „frťanov” systém odpisuje množstvá (napr. 0,04 l, resp. iné množstvá, ktoré sa používajú v miešaných drinkoch) z otvorenej fľaše.

Ako pri jedlách, tak aj pri predaji alkoholu sa odpisujú množstvá online a okamžite.

Tento spôsob odpisovania surovín má veľký význam aj z hľadiska efektivity práce. S prihliadnutím na efektivitu je celý proces príjmu a odpisovania surovín v systéme POS Mobile jednoduchý a intuitívny. Samotné zadávanie je extrémne rýchle a rovnako rýchlo sa dostanete aj k výstupom – k informáciám o stave zásob, k štatistikám a predajom.

Veľkým pozitívom z hľadiska efektivity je aj rýchla a inteligentná inventúra. Nepoužívajú sa pri nej ani odmerné valce, ani váhy (o časť kvalitného alkoholu prídete pri prelievaní, pri vážení je zase potrebné všetky fľaše prenášať). Využíva sa systém vizualizácie fľaše a jej odhadnutá hladina.

skladová evidencia, rýchla inventúra v mobile
Foto: Ako vyzerá rýchla inventúra v mobile či tablete?
Zdroj: iKelp

Skladový program iKelp POS Mobile má mnoho výhod a vychytávok, preto si zhrňme tie najdôležitejšie:

  • Systém rozlišuje receptúry od rozlievaného alkoholu.
  • Suroviny aj alkohol sú odpisované ihneď po predaji = máte okamžitý prehľad o stave zásob na prevádzke.
  • Inventúra je s týmto systémom rýchla a inteligentná. 
  • V prípade kontroly máte výkaz alkoholu SBL k dispozícii hneď a „na jeden klik”.

GoPay VISA, MasterCard