Pri poskytovaní služieb nám pomáhajú súbory cookie. Používaním našich služieb vyjadrujete súhlas s ich použitím. Viac informácií OK
 

Ako efektívne prevádzkovať reštauračný systém v kaviarni s terasou

Ponúkame Vám odpovede ako:

  • zvýšiť tržbu o 25% v špičke
  • zákazníci zavolajú obsluhu z terasy mobilom
  • predávať viac zákuskov ku káve
  • nabehať menej kilometrov tam a späť
Šipka dole

Všetky otázky je možné splniť výberom správneho reštauračného systému, ale najmä jeho správnym používaním, čo má v gastronómii zásadný vplyv na dosiahnuté tržby a množstvo spokojných, vracajúcich sa hostí, ktorí šíria vaše dobré meno. V tomto článku sa dozviete, ako s reštauračným systémom v modelových situáciách prevádzkovať kaviareň s terasou a dosahovať skvelé hospodárske výsledky. Dovoľte preto pár tipov ako na to a vyberte si tie, ktoré vám sadnú.

Príprava na spustenie prevádzky

Typická kaviareň s terasou má bar, aspoň dve miestnosti (fajčiar/nefajčiar) a terasu. Je teda vhodné si takto rozdeliť miestnosti aj v reštauračnom systéme. Ak sú niektoré z nich príliš veľke, je možné si vytvoriť v systéme viacero miestností pre jednu a rozdeliť rovno stoly do jednotlivých "rajónov".

Samozrejme, pred spustením prevádzky je dôležité si vytvoriť jednotlivé položky nápojov a jedál a vhodne ich zaradiť do kategórií a podkategórií. Nepodceňujte výber tzv. rýchlych volieb (QPLU), t.j. položiek, ktoré sa ako prvé zobrazia pri pridávaní do otvoreného účtu. Sem je vhodné umiestniť najčastejšie predávané položky. Neváhajte využiť možnosť nastavenia farieb a priradenie obrázkov (ktoré si môžete nafotiť priamo v aplikácii s mobilom). To výrazne zvyšuje prehľadnosť pri používaní.

Z pohľadu technického vybavenia je vhodné pri bare umiestniť dotykový počítač, alebo väčší tablet, ktorý budú využívať barmani, ale aj čašníci. K nemu je potrebné pripojiť fiskálnu tlačiareň a pri väčších prevádzkach odporúčame aj samostatnú tlačiareň na objednávky (bonovačku). Pre jednotlivých čašníkov je potrebné zabezpečiť smartfóny, najlepšie aj jeden rezervný, ktorý sa zároveň bude priebežne nabíjať.

Najdôležitejšou časťou prípravy je tlač a umiestnenie QR kódov na stoloch. Tie slúžia na privolanie obsluhy a poskytujú hosťom ďalšie funkcie, najmä ponuku vašich špecialít (napr. čerstvých zákuskov). Zohrávajú kľúčovú úlohu pri zvyšovaní efektivity obsluhy hostí a zvyšovaní vašich tržieb.

Predpokladáme rozdelenie obsluhy na 3 základné pozície:

  • barmani - vychystávajú nápoje pri bare
  • čašníci - obsluhujú hostí, preberajú objednávky a vynášaju nachystané nápoje
  • prevádzkový manažér - zabezpečuje chod prevádzky a skladovú evidenciu

Ako začíname ráno

Mnohí podnikatelia začínajú obchodný deň ranným vkladom do pokladne. Mnohí si myslia, že je to len "zákonná povinnosť". V kaviarňach s terasou zvykne mať každý čašník svoju vlastnú peňaženku s hotovosťou. Je teda dôležité, aby ranný vklad vykonal každý čašník samostatne. Správny reštauračný systém Vám poskytne rozpis tržby a hotovosti na jednotlivých čašníkov. Manažér tak presne vie, akú sumu má každý pracovník odovzdať pri dennej uzávierke.

Počas obsluhy hostí pri stole sa na prácu s reštauračným systémom používajú smartfóny. Je dôležité zabezpečiť, aby boli na začiatu zmeny všetky nabité a mať jeden v zálohe. Takýto postup oceníte, ak sa niektorému z čašníkov vybije batéria v zariadení alebo dôjde k neočakávanej poruche.

Moderný reštauračný systém dokáže poskytnúť zákazníkom služby priamo pri stole, napríklad pomocou QR kódov alebo NFC. V kaviarni je jednou z nich ponuka čerstvých zákuskov. Je prirodzené, že táto ponuka sa každý deň mení. Naviac nie je možné organizačne zabezpečiť, aby hneď pri dovoze prebehol aj proces naskladnenia v skladovom hospodárstve. Z vyššie uvedených dôvodov je potrebné skontrolovať aktuálnu dostupnosť a v zozname jednoduchým spôsobom označiť, ktoré zákusky sú aktuálne dostupné a ktoré nie.

Po vykonaní týchto krokov je reštauračný systém pripravený na každodenný chod kaviarne - aj pre obsluhu, aj pre hostí pri stoloch.

K stolu si sadajú hostia

Vizitkou každej dobrej kaviarne je kvalitná a rýchla obsluha. Pre hostí, ktorí si sadnú ku stolu nie je nič horšie ako čakať 10 minút, kým si ich obsluha všimne (niekedy to trvá aj dlhšie). Úlohy čašníka na prevádzke sú často kumulované: privítanie hostí a prevzatie objednávky, roznášanie nachystaných nápojov a jedál, príprava účtenky, doobjednávanie a samozrejme umožniť hosťom zaplatiť. Ak je zaneprázdnený prípravou pri bare, nemusí si všimnúť nových prichádzajúcich hostí. Táto situácia môže nastať aj v prípade, keď má kaviareň viacero miestností a terasu, kde naviac nie je priama viditeľnosť na všetky stoly od baru. Faktom je, že čašníci nemôžu byť v jednej sekunde na všetkých miestach. Tu sa ukazujú QR kódy na stole ako užitočná pomôcka. Hostia môžu zosnímať QR kód a privolať obsluhu. Pri bare je jedno centrálne pracovisko, kde barman a čašníci okamžite vidia volanie od stola. Vďaka tomu si môžu prispôsobiť trasu a postupnosť vykonávania úloh tak, aby boli hostia čo najskôr obslúžení. Výberom správneho reštauračného systému tak opať dokážete zrýchliť obsluhu, ale aj spokojnosť vašich hostí, ktorí sa radi opakovane vracajú.

Malá vs. veľká objednávka - ako postupovať efektívne?

Každý máme limit svojej pamäte. Niekedy si hostia objednajú napríklad dve kávičky, niekedy je to hromadná objednávka viacerých osôb. Pri malej objednávke je vhodné si ju zapamätať, ísť rýchlo vybaviť k baru a po ceste ju zaevidovať ako otvorený účet v reštauračom systéme. To čašník vykoná najrýchlejšie pri bare, kde je stále dostupné pracovisko s dotykovou obrazovkou. Ušetrí tak čas, potrebný na vybratie smartfónu priamo pri stole. Obdobný postup je možné použiť aj pri doobjednaní napríklad jednej-dvoch minerálok pri malom počte zákazníkov.

Pri väčšej objednávke nastáva bod zlomu, kedy si ju už čašník celú nemôže zapamätať. V minulosti sme to riešili efektným vytiahnutím poznámkového bloku a zapisovali objednávku perom. Aké to má nevýhody?

  • Čašník musí prísť k pokladničnému systému a opakovane stratiť čas zadávaním položiek do reštauračného systému.
  • Ak by čašník zadal objednávku priamo pri stole, už mohla byť vytlačená bonovačka pri bare a obľúbený nápoj hostí sa mohol hneď pripravovať. Takto sa začne pripravovať až po zadaní položiek. Nehovoriac o tom, že čašník môže byť po ceste k baru zdržaný dopytmi pri ďalších stoloch, čím sa odďaluje čas, kedy sa začne riešiť zákazníková objednávka. Tento čas vie byť 2 minuty a v extrémnom prípade až 10 minút.

Ako teda postupovať pri väčšej objednávke a zefektívniť postup? Čašník zadáva objednané položky priamo pri stole pomocou svojho smartfónu. Môže komunikovať s hosťami, upravovať objednávku do finálnej podoby a zároveň prípadne rozúčtovávať na jednotlivé osoby. Po potvrdení objednávky sa môže okamžite venovať hosťom pri ďalšich stoloch. Objednávka sa okamžite vytlačila na bonovačke pri bare a barman začal vychystávať objednané nápoje. Čašník tak môže pomaly postupovať k baru a popri tom obsluhovať hostí pri iných stoloch a preberať ich požiadavky. Pri bare ho tak budú čakať nachystané nápoje. Ak bude objednávok viacero, nič sa nedeje. Barman k jednotlivým nápojom priloží vytlačený lístok s objednávkou, kde je uvedené aj číslo stola. Vynesenie tak môže vykonať ktorýkoľvek voľný čašník či študentka brigádnička.

Je dôležité mať reštauračný systém, ktorý umožňuje objednávanie priamo pri stole. Výrazne tak zvyšujete efektivitu práce čašníkov. A čo je najdôležitejšie? Rýchlo obslúžení hostia sú spokojní. A naviac, čašníci majú možnosť sa viac venovať hosťom a zabezpečiť tak ďalšie objednávky.

Ako QR kódy na stole zvyšujú vaše tržby?

    1. Ponuka špecialít alebo čerstvých zákuskov

      Poznáte to porekadlo: "Oči by jedli ...". Najčastejším problémom kaviarní je fakt, že zákusky sú sústredené na jednom mieste v chladenej vitríne. Mnohí hostia, najmä tí na terase na ne nemajú výhľad. Na a tu platí pravidlo: čo nevidia, to neobjednajú. Hostia zosnímaním QR kódu na stole získajú aj ponuku jedál a nápojov pomenovanú napríklad: "Naše špeciality", "Čerstvé zákusky", "Akcia dňa", ... Reštauračný systém ich takto oslovuje s ponukou, ktorú niektorí hostia využijú.

      Možno vás napadne: Ale veď toto mi poskytuje môj vytlačený listok na každom stole. Ale pre hostí nie je nič horšie, ak v ponuke vidia svoj obľúbený zákusok, 5 minút čakajú na čašníka aby si ho s veľkou radosťou objednali a nastane sklamanie: tento zákusok práve nemáme. A čo máme? Bude si čašník všetko pamätať? Alebo donúti hostí nech sa idú pozrieť do vitrínky? Tieto všetky nevýhody rieši ponuka špecialít, ktorá obsahuje len dostupné položky.

    2. Vyťaženie stolov počas dňa

      Položím vám jednoduchú otázku: Chceli by ste zvýšiť svoje tržby o 25%? Je bežné, že počas "prevádzkových špičiek" sú všetky stoly obsadené. Čo spravia okoloidúci hostia? Idú ku konkurencii.

      QR kódy pri stole dokážu túto situáciu výrazne zlepšiť. Okamžitým privolaním obsluhy ušetríte obvykle viac ako 3 minúty. Ak sa hostia rozhodnú zaplatiť, obvykle čakajú minimálne 6 minút. Ak by bola priemerná dĺžka otvoreného účtu počas 3-hodinovej špičky 45 minút, na jednom stole sa tak otočia 4 návštevy hostí.

      Ale čo ak by ste vďaka efektívnemu reštauračnému systému ušetrili na každej návšteve 9 minút? Ak by priemedná dĺžka otvoreného účtu bola len 36 minút, za tie isté 3 hodiny vybavíte 5 návštev hostí. Zvýšenie priemerného počtu návštev zo štyroch na päť za ten istý čas je 25-percentné zvýšenie tržieb.

      Toto je len jednoduchý výpočet na základe získaných štatístík, ale dajte si toto krát 30 dní mesačne! To sú už skutočne zaujímavé čísla. Pri priemernej hodnote účtu 5€ x 15 stolov x 30 dní = 2250 € mesačne naviac.

    3. Vracanie sa spokojných hostí a ich známych

      Rýchla obsluha je vizitkou každej kvalitnej reštaurácie. Používaním QR kódov na stole dosiahnete okamžité zrýchlenie obsluhy hostí a zvýšenie tržieb počas "špičiek". Naviac vás hostia vnímajú ako modernú a pokrokovú gastronomickú prevádzku, čo je ďalšia reklama. Spokojní hostia majú vo zvyku sa vracať a získavať pre vás nových zákazníkov a to opäť prispieva k vašim vyšším ziskom.

      A kde skončí vaša konkurencia, ktorá obsluhuje tradičným, zastaralým spôsobom? Ich hostia budú nespokojni, ich tržby budú klesať. A ich zákazníci si nájdu nového dodávateľa - vás.

Ako tlač objednávok pri bare zvyšuje efektivitu  (bonovačka)

V reštaurácii je tlač objednávok v kuchyni priam nutnosť a drvivá väčšina prevádzok ju aj využíva. Kaviarne a bary ju už využívajú menej, neuvedomujúc si, že tak znižujú efektivitu vlastnej prevádzky. Hostia majú radi, keď sú obslúžení rýchlo. Je vhodné, ak čašník zadá objednávku do otvoreného účtu priamo pri stole. V momente potvrdenia sa pri bare vytlačí objednávka (bonovačka) s informáciou o miestnosti a číslom stola. Čašník tak môže po ceste k baru obsluhovať ďalších hostí, udržiavať s nimi príjemný kontakt (vedeli ste, že spokojnosť s čašníkom mu zvýši tringelty o 50% denne oproti stále ponáhlajúcemu čašníkovi, ktorý nestíha), vybavovať ďalšie objednávky, prípadne uzatvárať účty a dávať pokyn na tlač účtenky. Tu môžu nastať dve situácie:

  • Iný čašník je v danom momente voľný a nachystané nápoje môže hneď roznášať, pretože barman priloží vytlačený lístok ku každej nachystanej objednávke. 
  • Alebo keď sa čašník, ktorý zadal objednávku, vráti k baru, budú ho tam už čakať nachystané nápoje. 

V oboch prípadoch však výrazne šetríte čas, pretože barman začal chystať objednané nápoje ihneď a nečakal na to, až sa čašník vráti "z rajónu". Z prieskumov verejnej mienky vyplýva, že ľudia majú radi rýchlu a príjemnú obsluhu. Tiež pri výbere kaviarne u zákazníkoch rozhoduje skúsenosť obsluhy z minulosti. Nezťažujte zbytočne čašníkov úlohami, o ktoré sa postará reštauračný systém.

Zabudnite na pero a papier, teraz je tu elektronická bonovačka pre čašníka v mobile

V predchádzajúcej stati sme si opísali, ako tlač objednávok pri bare výrazne zvyšuje efektivitu prevádzky. Netreba však zabúdať na to, že sú určité nápoje a pochutiny, ktoré pripravujú priamo čašníci, Príkladom je nealko z chladničky. Správny reštauračný systém umožňuje rozdeliť tovary na skupiny. Niektoré sa tlačia ako objednávky pri bare (miešané nápoje, koktejli, kávy), niektoré v kuchyni (v prípade reštaurácie) ale čo s tými, ktoré sa nevytlačia nikde? Riešenie má čašník priamo u seba. Na zariadení, na ktorom zadal objednávku pri stole sa prepne do na nástroja pre vychystávanie. Prehľadne vidí položky na jednotlivých stoloch, ktoré musí pripraviť a zaniesť hosťom na stôl. Jedným kliknutím si označuje, ktoré sú vybavené, buď jednotlivo alebo všetky na danom otvorenom účte. Čašníkovi sa zobrazia len tie položky, ktoré skutočne musí vychystať. Pre zvýšenie efektivity si môže vybrať napríklad úlohy len z jednej miestnosti a vychystať len tie. Už pri samotnej objednávke si môže zadávať rôzne poznámky alebo predvolené texty (napr. "nechladená"), ktoré sa mu zobrazujú počas vychystávania. Zabudnite na pero a papier, používajte riešenia, ktoré vám uľahčia prácu. Takýto reštauračný systém naviac čašníkom výrazne uľahčuje organizáciu svojej práce. Len si predstavte, že čašník na jednej obchôdzke príjme 5 nových objednávok a na ďalších stoloch si hostia doobjednajú. Týmto spôsobom hravo zvládnete hromadný zber objednávok ale aj ich vybavenie čašníkom.

Z partie pri stole niekto odchádza a chce zaplatiť svoje drinky

Táto situácia dokáže potrápiť nejedného čašníka a jeho kyslý úsmev pri vznesenej požiadavke bezpečne odradí zákazníkov od ďalšej návštevy. Ak používa pero a papier, može vzniknúť vcelku neprehľadná situácia. Zastaralé reštauračné systémy nútia obsluhu otvorený účet rozúčtovať na osoby, alebo ho rozdeliť na dva a vyúčtovať až následne. Správne riešenie je skutočne jednoduché: Čašník si otvorí účet, označí položky, ktoré chce vyúčtovať, prípadne určí čiastočné množstvo. Potom vytlačí účtenku a v systéme zostane otvorený účet s položkami, ktoré ešte neboli zaplatené. Je preto vhodné aj tieto situácie mať podkontrolou.

Ako správne reagovať ak hostia zavolajú čašníka pomocou QR kódu na stole

Keď hostia zosnímajú QR kód na stole, majú k dispozícii hneď viacero možností. Ak si chcú niečo objednať alebo doobjednať, využívajú funkciu zavolania obsluhy. Ak už chcú zaplatiť, môžu zadať požiadavku - hotovosťou alebo kartou. Obsluhe sa zobrazujú tzv. notifikácie. Na dotykovej obrazovke alebo smartfóne čašníci prehľadne vidia počet nových notifikácií a aj v ktorých miestnostiach vznikli. Tieto sa zobrazia aj na jednotlivých stoloch a prehľadná ikona vám hneď napovie, čo hostia požadujú.

Ak obsluhuje viacero čašníkov naraz je vhodné si dohodnúť vopred pracovný postup. Jednou z možností je rozdeliť prevádzku na tzv. rajóny a každý čašník vybavuje hostí v jeho rajóne. Druhou z možností je, že najbližší voľný čašník si vyberie úlohu, ktorú pôjde vykonať a označí ju ako "Rozpracovanú". V tom momente ostatným čašníkom zmizne z obrazovky (presnejšie povedané: zo zoznamu nových) a nemusia sa s ňou zaoberať. Takto je zabezpečené, aby jednu úlohu nezačali riešiť viacerí čašnící naraz.

Zobrazenie notifikácií pre čašníkov obsahuje naviac tlačidlo, ktoré obsluhu nasmeruje na riešenie konkrétnej úlohy. Napríklad: privolanie obsluhy zobrazuje otvorený účet na danom stole. Na druhej strane, požiadavka na zaplatenie otvorí hneď medzisúčet, aby obsluha mohla jednoducho vytlačiť účtenku. Čašníci sa nemusia starať o potvrdzovanie spracovaných úloh, pretože tie sa ich vykonaním automaticky označujú. Aj takýmto spôsobom správny reštauračný systém napomáha obsluhe pracovať skutočne efektívne a starať sa o spokojnosť hostí.

Ako si ušetriť čas v oboch smeroch

Je úplne jedno, či čašník smeruje od baru k stolom alebo od stolov k baru. Pri správnom postupe dokáže vykonávať prakticky všetky úkony v reštauračnom systéme a vybavovať požiadavky hostí tak, aby sám seba nebrzdil a nenabehal za deň aj 8km.

Ak ho napríklad požiadajú hostia pri stole, že chcú platiť, jednoducho vytiahne smartfón a vyúčtuje otvorený účet. Ak je pri bare a hostia zosnímajú QR kód a chcú zaplatiť, tak hneď zo zobrazenej notifikácie prejde na vyúčtovanie dokladu. V prvom prípade ho budú čakať pri bare vytlačené doklady. V druhom prípade vyráža k stolom s účtenkami v ruke. čašník je tak efektívny, nech sa nachádza kdekoľvek na prevádzke. Šetrí sa tak čas, pretože čašník nemusí behať hore-dole, aby sa najprv dozvedel, že hostia chcú zaplatiť a až potom išiel vytlačiť účtenku.

Druhým, výrazným ušetrením času je už spomínaná kombinácia objednávania priamo pri stole a tlač objednávok pri bare. Keď čašník smeruje od stolov k baru, preberá objednávky zákazníkov, ktoré sa automaticky vytlačia a barman ich pripravuje. Naopak, keď čašník vyráža z baru, berie nachystané nápoje k jednotlivým stolom.

Nastavte si v kaviarni správne pracovné postupy a šetrite čašníkom čas "v oboch smeroch". Využite 21.storočie IT vo svoj prospech.

Reštauračný systém musí byť efektívny aj pre prevádzkového manažéra

Mnohé riešenia trpia tým, že sú "lokálne". Systém je nainštalovaný priamo na prevádzke. Prevádzkový manažér však potrebuje pracovať aj v teréne. Pohybuje sa na rokovaniach s dodávateľmi, chce pracovať z domu a najmä požaduje bezpečnosť údajov - v prípade poruchy alebo krádeže notebooku nechce prísť o dôležité údaje. Z týchto a aj mnohých iných dôvodov je vhodné používať skladové hospodárstvo formou SaaS "softvér ako služba". Určite ho poznáte napríklad z práce s internetbankingom. Banka vám vedie záznamy o účte a všetky operácie na zabezpečených serveroch v dátovom centre. Vy sa môže napojiť kedykoľvek a odkiaľkoľvek a manipulovať s účtom. A presne takto pracuje prevádzkový manažér s obchodným systémom a skladovým hospodárstvom. Nestráca mobilitu, získava bezpečnosť údajov. Majiteľ kaviarne naviac výrazne ušetrí na kancelárskych priestoroch.

Princíp veľkého množstva

Nezabúdajte na "princíp veľkého množstva". Každodenná práca v kaviarni sa skladá z veľkého množstva drobných činností, ktoré robíte opakovane každý deň, týždeň, mesiac, rok. Ak svojim pracovníkom na každej činnosti ušetríte pár sekúnd a na niektorých aj niekoľko minút, denne to môže byť aj hodina. Koľko to je ročne? Robte len veci, ktoré vám získajú čas a peniaze.

Vyjadrenia hostí

"Viem, ako to funguje v niektorých prevádzkach. Niekedy privolať čašníka je aj na niekoľko minút a než sa znovu vráti napríklad s objednávkou alebo účtom, je to poriadne dlho. Efektívny systém obsluhy uspokojí čašníkov aj hostí. Verím, že QR kódy budú čoskoro aj v mojich obľúbených podnikoch." - Lukáš Krajčír

GoPay VISA, MasterCard