Koľko stojí otvorenie kaviarne? Túto otázku si položí pravdepodobne každý, kto sa rozhodne otvoriť si vlastnú prevádzku. Káva je obľúbený nápoj mnohých ľudí a spolu s ňou môžete predávať nealkoholické nápoje, alkohol, miešané drinky, čerstvé zákusky, prípadne aj raňajkové menu, horúcu čokoládu a zmrzlinu. Večer sa kaviareň môže premeniť na nočný bar, kde sa budú zabávať mladí ľudia.
Taktiež predstavuje atraktívnu podnikateľskú príležitosť. Pred jej otvorením je dôležité pripraviť si kvalitný a zodpovedný rozpočet, aby ste predišli nečakaným nákladom. Pripravili sme pre vás návod, ako vypočítať náklady na zariadenie kaviarne spoločne s reálnymi príkladmi z praxe.
KDE ZÍSKAŤ FINANČNÉ PROSTRIEDKY
Než sa pustíte do prípravy samotného rozpočtu, položte si základnú otázku: Kde získať finančné prostriedky? Mnohých hneď na začiatku odradí nedostatok financií, pretože si myslia, že na otvorenie kaviarne je potrebný veľký vstupný kapitál. Je to však pravda? Inšpirujte sa niekoľkými príkladmi, kde môžete získať potrebné finančné prostriedky:
- Úspory – vlastné alebo rodinné úspory môžu byť dôležitým zdrojom počiatočného kapitálu.
- Výnosy z iného vlastného podnikania – možno máte ďalšiu prevádzku, ktorá dokáže financovať otvorenie kaviarne a vykryť jej mesačné náklady predtým, než začne sama vykazovať zisk.
- Hľadanie vhodného investora – stačí napísať inzerát na portál, ktorý uverejňuje dopyt a ponuku po službách. Požiadajte o pôžičku a ponúknite potenciálnemu investorovi primeraný výnos (investora môžete nájsť napríklad aj na portáli www.aaadopyt.sk).
- Spoločník/spoločníci – hľadanie vhodného spoločníka, ktorý disponuje finančnými prostriedkami a vďaka skúsenostiam môže byť dôležitý hneď na začiatku.
- Štátne dotácie – preverte si aktuálne možnosti štátnych dotácií pre začínajúcich podnikateľov. Môžete tak nájsť doplnkový kapitál (napríklad nenávratné dotácie).
- Podnikateľský úver/pôžička – táto cesta je o niečo drahšia, no stojí za pokus v prípade, že máte skvelý podnikateľský plán.
- Kombinácia viacerých zdrojov financovania – s najväčšou pravdepodobnosťou budete skladať počiatočný kapitál z viacerých zdrojov. Časť bude pochádzať napríklad z vlastných úspor, časť od spoločníka/investora a zvyšok z úveru.
PRIESTORY PRE VAŠU PREVÁDZKU
Jedným z prvých nákladov, s ktorými budete musieť počítať, sú náklady na prevádzkové priestory. Ich výpočet závisí najmä od spôsobu ich získania. Aj tu existuje niekoľko možností:
- Vlastný priestor, t.j. priestor, ktorý už vlastníte.
- Budúci vlastný priestor, ktorý plánujete kúpiť (špecifickým zdrojom môže byť situácia, že vám priestor niekto prenechá).
- Priestor, ktorý si zoberiete do prenájmu.
- Kvalitným zdrojom je aj vyhľadávanie na internete, v inzerátoch a v ponukách realitných kancelárií.
Rozdeľme si jednotlivé náklady na jednorazové a opakované. Medzi jednorazové náklady patria napríklad:
- Náklady spojené s kúpou nehnuteľnosti (k samotnej kúpnej cene si pripočítajte aj náklady na správne poplatky, ktoré vás čakajú pri administratívnych úkonoch na príslušných úradoch).
- Poplatok za prenechanie už existujúcich priestorov.
- Rekonštrukcia priestorov (drobné stavebné úpravy, vymaľovanie atď.). Do tejto kategórie zahrňte náklady na všetko, čo nie je hnuteľné.
- Záloha na nájom v prípade, keď si priestory budete prenajímať.
Typické opakované náklady, s ktorými by ste mali počítať každý mesiac:
- Mesačný nájom (ak máte priestory na prevádzku prenajaté).
- Energie (elektrická energia a voda).
- Tvorba rezervného fondu na opravy, ktoré sa môžu vyskytnúť.
- Internetové pripojenie.
- Hygienické potreby na toaletách.
Prečítajte si aj niekoľko článkov, ktoré sa zaoberajú podmienkami pri otvorení prevádzky:
NÁBYTOK A VYBAVENIE DO KAVIARNE
Existuje mnoho špecializovaných internetových obchodov, v ktorých nájdete inšpiráciu. Taktiež môžete navštíviť aj kamenné predajne. Odporúčame vám začať prieskumom na internete, ktorý zvládnete z pohodlia obývačky. Tieto položky patria medzi najdôležitejšie:
- stoly a stoličky
- boxy na sedenie
- klimatizácia a osvetlenie
- vešiaky
- estetické doplnky
- police do baru na otvorené fľaše
- barový pult a zariadenie (podrobne ich priblížime v ďalšej časti článku)
BAROVÝ PULT A ZARIADENIA
V dnešnej dobe takmer všetky overené značky poskytujú kompletný servis. Zabezpečia marketingové materiály a takmer všetko vybavenie pre barový pult. Dôležité je rozhodnúť sa, či tieto zariadenia kúpite jednorazovo, alebo si ich budete prenajímať. Niektorí dodávatelia poskytujú pri pravidelnom odbere kávy prenájom zariadení zadarmo. V tomto prípade je dôležité osloviť niekoľko takýchto dodávateľov a vyžiadať si cenové ponuky.
Ak plánujete vo vašej kaviarni ponúkať aj jedlo, napríklad raňajkové menu, musíte počítať aj s vybavením kuchyne.
POKLADNIČNÝ SYSTÉM A SOFTVÉR
Viete, akú chybu nikdy neurobí úspešný podnikateľ v oblasti gastronómie? Nepodcení výber pokladničného systému a softvéru pre svoju prevádzku, a teda si je vedomý, že nejde len o vyriešenie eKasa, ale aj o nástroj, ktorý zvýši efektivitu práce, zníži náklady a pomôže aj s prilákaním nových hostí. Šikovní a úspešní podnikatelia si totiž veľmi dobre uvedomujú, že základom úspechu je:
- prilákanie čo najväčšieho počtu zákazníkov, pretože zvyšujú tržby (tento bod vám zabezpečí marketing),
- efektívna obsluha, ktorá vám znižuje náklady (toto si zase vyžaduje kvalitný softvér v súlade s kvalitnými pracovnými postupmi).
Pokladničný systém a softvér pre vašu kaviareň si nevyberajte len podľa ceny. Vyberajte si ho podľa toho, či vám pomôže efektívne obsluhovať hostí. Problematiku si vysvetlíme pomocou jednoduchého príkladu:
Máte na výber aplikáciu A, ktorá stojí 100 eur ročne a aplikáciu B, za ktorú zaplatíte 400 eur ročne. Aplikácia A zastrešuje iba otvorené účty a vytlačenie účtenky. Aplikácia B vám umožní účtovať priamo pri stole pomocou funkcie mobilného čašníka, čím minimalizujete omyly. Týmto spôsobom minimalizujete straty a ušetríte 50 eur mesačne, čo vám môže ušetriť až 600 eur ročne.
Aplikácia B vám, navyše, ponúkne možnosť dobíjania kreditu a platenia cez mobil, čo zabezpečí, že sa k vám budú zákazníci vracať opakovane. Aplikácia B poskytne vašej kaviarni aj inteligentné stoly, vďaka ktorým hostia okamžite vidia aktuálnu ponuku v mobile.
V nákladoch však vôbec nemusíte počítať so sumou 400 eur ročne.
Aplikácia iKelp POS Mobile vám poskytne všetky vyššie spomínané body už od 5 eur mesačne.
Pri pokladničnom systéme je potrebné počítať aj s kúpou samotných zariadení: dotykového počítača/tabletu a online registračnej pokladnice (eKasa). Na trhu je dostupná široká ponuka týchto produktov a pri kúpe tabletu alebo lacného all-in-one počítača môžete výrazne ušetriť.
SKLADOVÉ ZÁSOBY
Otvorenie kaviarne sa nezaobíde bez skladových zásob. Prvotné naskladnenie je pre vás náklad, na ktorý sa musíte pripraviť v rámci počiatočných investícií. Ako postupovať pri určení správnych množstiev tovarov a surovín na sklade?
- Vezmite do úvahy vašu ponuku – teda nápojový lístok a jedálny lístok (v prípade, že budete v kaviarni podávať aj jedlá alebo dezerty).
- V rámci podnikateľského plánu si vypracujte odhadovanú dennú alebo týždennú návštevnosť (jednotlivé dni v týždni môžu mať rôzny charakter – cez týždeň bude prevládať dopyt po káve, v piatok a v sobotu večer zase po alkohole).
- Určte si interval dopĺňania skladových zásob. Vaši dodávatelia vám určite radi a ochotne poradia.
- Z vyššie uvedených údajov vypočítajte potrebné zásoby pre jednotlivé kategórie. Ak napríklad počítate s 50 návštevami denne, ktoré si objednajú nealkoholický nápoj, a dodávateľ zabezpečuje rozvoz raz za týždeň, vaša prvotná zásoba by mala byť 50 x 7, tzn. 350 kusov nealkoholického nápoja.
- Pre jednotlivé kategórie nápojov, dezertov alebo jedál udržujte dostatočne pestrú ponuku. Je potrebné mať na sklade neperlivú aj perlivú minerálku. V prípade džúsov zase viacero príchutí a pod.
- Pri zákuskoch počítajte s ich obmedzenou dobou trvanlivosti (zo začiatku sa môžete zamerať na zákusky, ktoré zostanú dlhšie svieže).
- Nezabudnite ani na špecifické suroviny, ako napríklad mlieko do kávy, cukor, med, citrón do nealkoholických nápojov a na ingrediencie do miešaných drinkov.
- Dodávateľ kávy vám takisto pomôže s vypočítaním normy minimálnej zásoby kávy (odhadnúť ju môžete tak, že na jednu šálku pripadá 7 g kávy).
Hostia nemajú radi, keď si niečo vyberú z nápojového lístka a vy danú položku nemáte na sklade. Pri opakovaní tohto problému budú hľadať inú prevádzku. Preto je lepšie začať s užším sortimentom, ktorý máte vždy skladom, aby ste predišli takejto situácii.
NÁKLADY NA PERSONÁL
Nezanedbateľnú položku vo vašich mesačných nákladoch budú tvoriť aj náklady na personál kaviarne. Najprv je dôležité si určiť, aký počet čašníkov/barmanov budete potrebovať. Je potrebné zohľadniť najmä:
- veľkosť vášho priestoru, počet stolov a stoličiek, a určiť tak maximálny počet hostí, ktorých bude potrebné obsluhovať,
- otváraciu dobu a prípadný pracovný režim na zmeny (ranná, poobedná, nočná),
- pri väčších prevádzkach je vhodnejšie oddeliť funkciu barmanov od čašníkov. Je efektívnejšie, keď barmani pripravujú kávy a miešané drinky a ďalší čašníci sa starajú o roznášanie nápojov, zákuskov a osobný kontakt s hosťami. (Hosťom väčšinou prekáža, ak si niečo nedokážu objednať do piatich až desiatich minút. Samotné čakanie na prípravu kávy alebo miešaných drinkov je pre nich znesiteľnejšie.),
- keď už viete, aký počet zamestnancov budete mať, je potrebné určiť ich mzdy (do nákladov započítajte aj odvody).
Aby bol podnik naozaj kvalitný a jedinečný, potrebujete profesionálny personál. Započítajte do nákladov na personál aj náklady na školenia (napríklad baristický alebo barmanský kurz).
MARKETING – NÁKLADY NA ZÍSKAVANIE ZÁKAZNÍKOV
Marketing sa zanedbáva najmä v týchto oblastiach:
- Internetové obchody
- Maloobchodné predajne
- Gastronomické prevádzky (najmä kaviarne a bary)
Predstavte si, že si niekto zriadi internetový obchod XYZ.sk a bude predávať napríklad parfumy alebo detské hračky. Prečo by mali zákazníci chodiť práve na jeho e-shop, keď v televízii, rádiu a na internete vidia, počujú a sledujú reklamy konkurencie? Začínajúci internetový obchod zároveň nemá šancu vyhrávať ani v organickom vyhľadávaní na internete. Každú sekundu vášho času, ktorý nevenujete zákazníkom, by ste mali investovať do ich vyhľadávania a oslovovania prostredníctvom internetu a sociálnych sietí.
Marketingové náklady možno rozdeliť do dvoch základných kategórií, ktoré sa líšia vo svojom prístupe a filozofii ich aplikovania:
- Vyhľadávanie a oslovovanie nových zákazníkov (všeobecná reklama na internete, v médiách atď.). V tomto prípade je vašou úlohou osloviť čo najviac potenciálnych zákazníkov a dať im vedieť o vašej existencii,
- Práca s existujúcimi zákazníkmi, ktorí sa už vo vašej kaviarni nachádzajú (môžete ich upozorniť na výhodné akcie priamo v prevádzke, napríklad, že pri kúpe štyroch káv dostanú piatu zdarma). V tomto prípade súbežne pokrývate dva ciele:
- keď už je zákazník u vás, chcete, aby vám spravil čo najväčšiu tržbu, tzn. potrebujete napríklad spropagovať skvelé čerstvé zákusky alebo ovocné šťavy,
- druhým cieľom je zákazníka konvertovať na „pravidelného zákazníka”. Možností je mnoho: od zbierania bodov, cez pečiatky na kartičke až po dobíjanie kreditu.
Ak máte málo času, tak reklamu na internete, spravovanie stránky na sociálnych sieťach a PR články vám dokáže zabezpečiť reklamná agentúra za určitý mesačný poplatok. Túto časť nákladov nepodceňujte. Zákazníci sa o vás jednoducho musia dozvedieť, aby k vám prišli od konkurencie. Financie vynaložené na marketing dokáže efektívne zúročiť práve šikovná agentúra so skúsenosťami.
OSTATNÉ PREVÁDZKOVÉ NÁKLADY
Vo vašej kaviarni sa objavia aj ďalšie náklady, ktoré sme doteraz nespomínali. Niektoré z nich majú charakter pravidelného opakovania, niektoré vznikajú náhodne a v rozpočte je vhodné s nimi počítať skôr preventívne. Patria medzi ne napríklad:
- Vedenie účtovníctva a spracovanie miezd – väčšine menších podnikateľov účtovníctvo zabezpečuje externá spoločnosť na báze mesačného poplatku.
- Upratovanie – máte na výber hneď z niekoľkých možností: priestory môže upratovať existujúci personál, externá spoločnosť alebo kombinácia oboch (externé spoločnosti môžu napríklad zabezpečovať len náročnejšie práce ako čistenie kobercov pri vchode).
- Servis zariadení – musíte počítať s tým, že občas sa niečo pokazí a inokedy budete potrebovať dodatočné zaškolenie.
- Vzdelávanie – odoberanie odborných časopisov, pravidelné navštevovanie seminárov, členské poplatky na gastronomických portáloch. Akonáhle sa prestanete vzdelávať, strácate krok s ostatnými.
- Malé detaily, ktoré urobia veľký rozdiel – aktuálne časopisy a noviny pre zákazníkov tiež stoja niekoľko desiatok eur mesačne.
- Spoľahlivé pripojenie na Wi-Fi (pre hostí, aj pre vaše interné účely).
Nákladov je mnoho a je vhodné, ak ich beriete do úvahy skôr, než sa pustíte do realizácie vášho podnikateľského plánu. Pripravte sa na to, že prvé mesiace vaša kaviareň nebude zisková. V nákladoch teda počítajte aj s financovaním vašej prevádzky počas prvých troch až šiestich mesiacov.
AKO VYPOČÍTAŤ KONKRÉTNE ČÍSLA NÁKLADOV?
V tejto chvíli by ste mali mať jasnú predstavu o tom, čo všetko je potrebné pre otvorenie kaviarne, a aj o mesačných nákladoch jej prevádzky. Stále neviete, ako sa dopracovať k reálnym číslam? Začnite oslovením dodávateľov, ktorí vypracujú konkrétnu cenovú ponuku. Mnohí z nich poskytujú aj základný servis, poradenstvo, prípadne vám pomôžu so zoznamom vecí, ktoré budete ešte potrebovať. Značky káv, nápojov a zákuskov vás vybavia kompletnou technológiou, servisom, zásobovaním, marketingovými materiálmi a návodmi s odporúčanými postupmi.
Skvelou príležitosťou pre získanie kontaktov na dodávateľov je aj výstava DANUBIUS GASTRO, ktorá má dlhoročnú tradíciu a koná sa vždy na začiatku roka v bratislavskej Inchebe. Navštíviť môžete aj stánok našej spoločnosti, ktorá každoročne predstavuje novinky v aplikácii iKelp POS Mobile. Náš softvér pre reštaurácie a kaviarne preukazuje rokmi overenú kvalitu a radí sa medzi európsku špičku (so svojimi piatimi jazykovými mutáciami sa teší obľube najmä u našich západných susedov). Vďaka priaznivým cenám je vhodný aj pre začínajúcich podnikateľov v gastronómii.
Zaujímavým zdrojom informácií bude aj návšteva konkurenčných prevádzok. Objednajte si kávu, preštudujte si ich ponuku, nápojový lístok, zamyslite sa nad konceptom prevádzky, sledujte dianie v podniku a všetky myšlienky si hneď zapisujte. Získate tak informácie, ktoré vás nasmerujú ku konkrétnym značkám a produktom, ktoré by ste mohli zaradiť do vašej ponuky. Nezabudnite si prehliadnuť aj zariadenie a vybavenie priestoru.
Existujú aj spoločnosti či poskytovatelia služieb, ktorí zastrešia tzv. „prevádzkové minimum“. Poradia vám pri zriaďovaní novej prevádzky, vypracovaní dokumentov potrebných pre schválenie prevádzky – HACCP, prevádzkový poriadok, sanitačný poriadok. Zastúpia vás taktiež pri konaniach so štátnymi orgánmi a vykonajú školenia systému HACCP a Hygienické minimum akreditované Ministerstvom školstva (napríklad B4S s.r.o.). Tieto spoločnosti pripravia cenovú ponuku, ktorú môžete použiť pri výpočte vašich nákladov.
Niektorí dodávatelia vám zase poskytnú zariadenia do prenájmu. Nemusíte tak na začiatku disponovať obrovskými finančnými prostriedkami. Pri vytváraní rozpočtu zohľadnite aj túto možnosť.
ZÁVER
Otvorenie kaviarne môžete zvládnuť s nákladmi na úrovni niekoľko tisíc eur, ale aj so stovkami tisíc eur. Všetko závisí od vášho investičného štýlu, predstáv a finančných možností. Na záver pridávame ešte dve „rozpočtové rady“:
- Ak sú náklady nad vaše finančné možnosti, nebojte sa škrtať a jednotlivé položky nahrádzať lacnejšími alternatívami. Kaviareň je možné vybaviť aj s nábytkom z IKEA.
- Ak otvárate vašu prvú kaviareň, minimalizujte financovanie z cudzích zdrojov (pôžičky, úvery). Tie vám vytvárajú dodatočné mesačné náklady na ich obhospodarovanie – splácanie úrokov a istiny. Ak vaše výsledky výnosov v prvých mesiacoch nenaplnia vaše odhady, môžete sa ľahko dostať do straty a následnej platobnej neschopnosti.
Želáme vám veľa úspechov a spokojných návštevníkov.